In 3 Schritten zur Managementbewertung

Wieder ist ein Jahr zu Ende und bereits stehen die ersten geplanten Audits der Zertifizierungsstelle vor der Tür.

Für die Vorbereitung des Audits wünschen die Auditoren der Zertifizierungsstelle vorab einige Unterlagen:

• aktuelles Organigramm
• Prozesslandkarte
• Grobbeschreibung der wichtigsten Prozesse
• Dokumentation zur Managementbewertung

In vielen Unternehmen sind die ersten drei Unterlagen griffbereit und kann dem Auditor sofort zur Verfügung gestellt werden. Ob die Unterlagen aktuell sind und wann diese zuletzt überprüft wurden sei dahingestellt.

Die Managementbewertung hingegen benötigt Zeit und muss, gemäss der Norm ISO 9001:2015, geplant und durchgeführt werden. Doch, wer ist verantwortlich für die Bewertung? Wann ist der richtige Zeitpunkt für die Bewertung? Wie erstellt man diese Bewertung?

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1. Planung und Vorbereitung

Die Verantwortlichen

Die Managementbewertung muss von der obersten Leistung durchgeführt werden. In der Regel ist das die Geschäftsführung mit den Mitgliedern der Geschäftsleitung. Achten Sie darauf, dass möglichst alle aus dem Top-Management dabei sein können.

Der Zeitpunkt

Legen Sie frühzeitig fest, wann die Managementbewertung durchgeführt werden soll. Das erste Quartal ist oftmals stressig. Noch nicht abgeschlossene Arbeiten müssen erledigt werden, viele Ziele und Ideen werden in Angriff genommen. Deshalb empfiehlt sich die Managementbewertung im zweiten oder dritten Quartal des Jahres einzuplanen. Nehmen Sie sich dazu mindestens einen Tag lang Zeit.

Das Format

Die Norm gibt vor, welche Themen im Managementbericht bewertet werden müssen. Die notwendigen Informationen, Analysen und Bewertungen sollten Sie aus Ihrem Managementsystem ableiten und zusammentragen können. Folgende Informationen werden Sie benötigen:

• Stakeholeder-Analyse (Kontext der Organisation& interessierte Parteien)
• Risikoanalyse (SWOT-Analyse)
• Vorschläge und Ideen für KVP
• Reklamationen und Abweichungen
• Kundenzufriedenheitsstudie
• Auditberichte / -ergebnisse
• Liste mit den Zielen (Balanced Score Card)
• Berichte von Prozesskennzahlen (Messungen, etc.)
• Fehlermeldungen

Stellen Sie als geschäftsführende Person diese Unterlagen vorab allen Teilnehmenden zu. Ebenjene Unterlagen sollen im Vorfeld von den Teilnehmenden als Vorbereitung studiert und persönlich bewertet werden.

2. Die Durchführung

Der Best-Case ist ein moderierter Tages-Workshop. Die Moderation kann durch den Qualitätsverantwortlichen erfolgen. Ziel der Managementbewertung ist es, die relevanten Themen der einzelnen Unterlagen in einem Bericht mit den wesentlichen Themen zusammenzufassen.

Gehen Sie dabei die einzelnen Inhalte durch und bewerten Sie diese. Nutzen Sie dazu ein Ampelsystem, das hilft den Lesenden für eine schnellere Sichtung der Dokumentation.

Bewerten Sie die Inhalte beispielsweie mit den Kategorien "erreicht", "teilweise erreicht" oder "nicht erreicht". Das Bewertungs- oder Punktesystem können Sie frei wählen. Wichtig ist, dass Sie die Massnahmen und Verbesserungen zur Lösung von kritischen Punkten festhalten. Greifen Sie diese offenen noch zu bearbeitenden Themen im letzten Teil des Workshops wieder auf und bewerten Sie diese nach ihrer Wichtig- und Dringlichkeit.

3. Aktionsplan

Stellen Sie nach dem Workshop einen Aktionsplan mit den Massnahmen, Aktivitäten und Projekten zusammen. Legen Sie dabei folgendes fest:

• Was muss getan werden?
• Wer ist verantwortlich?
• Wann muss das erledigt werden?
• Wie wir das Ergebnis bewertet?
• Welche Ressourcen sind notwendig?

Besprechen Sie zusammen den Aktionsplan. Der Aktionsplan ist die Grundlage für die nächste Managementbewertung. Zeigen Sie die Relevanz des Aktionsplans auf, damit das während dem Arbeitsalltag nicht vergessen geht. Planen Sie Meilensteinsitzungen und prüfen Sie den Fortschritt regelmässig im Team.

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